第一条 收文办理
1.公司对内公开文件由各部门负责起草、交由办公室审核，总经理签批，董事长签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，办公室负责审核，审核无误后，送回起草部门校对，校对无误方可交由总经理签批，办公室盖章，董事长签发。
2.凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
3.机密文件由办公室负责人保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表或目录提交给相关部门负责人或公司领导。
4.各部门因工作需要借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需办公室负责人审批，总经理批准后方可借阅。
5.办公室人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期归还。
6.按时间、内容、部门、名称等内容分门别类对文件进行整理，附件、批件、定稿等资料应收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
7.根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报总经理签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第二条 文件管理流程
1.内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2.外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→归还（或复印）→文件存档→文件销毁
3.借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
第三条 公文管理
1.公文管理范围包括：一般性文书（通知、公告、请示、报告、函件、提案意见、会议纪要、总结汇编）、办公室发文文书、宣传资料、各类应存档的图表、合同、其他有关公司的重大事项文书资料。
2.除通知等一般性公文外，其他文书没有固定的格式，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
3.根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第四条 注意事项
1.外来文书统一由办公室接收，应把公司文书和领导私人文书区分开来。公司领导的文书由办公室直接开启送达，各部门的文书直接分发给各部门，私人信件直接分送本人。必须优先处理特急、加急类文书，不得拖延。
2.送公司领导传阅、批示的公文，收文由办公室负责人提出拟办意见。
3.文件传阅应建立传阅登记表，对在外传阅的文件要及时回收，回收文件时要在传阅登记表上予以注销，文件传阅完毕要及时存档或销毁。
4.公司领导批示意见，及时送达有关部门。
